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今天是:2020年6月3日 星期三   您現在位于: 首頁 →  SEO技術 → 計算機技術(軟件頻道)

讓Word和Excel表格實現選擇錄入

2020/6/3  電子商務網  瀏覽選項:    本文已被瀏覽 1407 次
電腦及各類應用軟件從誕生的那一刻起,就確定了為人類減輕勞動負擔的宗旨,但如果操作軟硬件的人不熟悉其功能,減輕負擔的宗旨也就成為空談。例如,使用Word和Excel制作明細表時需要重復錄入部門、職稱或學歷等內容。此時,不論是逐一錄入還是復制粘貼,都是一項即耗時又費力的工作。如何利用軟件的自身功能從繁重的工作中擺脫出來呢?本篇文章將給你滿意的答案。 
我們在使用Word和Excel制作表格時,可以為表格制作一個下拉列表,在遇到需重復錄入的內容時,只要用鼠標單擊所需的選項,即可輕松完成錄入。下面筆者將分別講解Word和Excel下的實現方法。   
一、Word表格實現選擇錄入 
例如制作一份明細表,在這個表格中,部門、職稱、學歷和級別等幾項內容是需要重復輸入的,我們利用Word提供的下拉型窗體域即可輕松實現表格內容的選擇錄入(如圖1)。具體設置步驟如下: 
  
(1)首先在Word中根據需要設計好表格,將固定不變的內容輸入到表格中。 
(2)將鼠標移到指定位置(例如“職稱”下面的單元格),單擊“視圖→工具欄→窗體”命令,彈出“窗體”工具欄,單擊“下拉型窗體域”按鈕。 
小提示:單元格中插入窗體域后,會顯示出灰色底紋,在按下“窗體域底紋”按鈕時會顯示陰影。該窗體域底紋只在屏幕上顯示,用于提醒用戶該域的具體位置,這些效果并不會被打印出來。 
(3)雙擊單元格中的窗體域底紋,彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”文本框內輸入需要添加的第一個列表項,并單擊“添加”按鈕進行添加。依法輸入其余列表項,待所有列表項添加完畢后,可以通過“↑、↓”方向按鈕改變列表項的排列順序。 
(4)勾選“啟用下拉列表”復選框(如圖2),單擊“確定”按鈕,完成一個單元格的下拉型窗體域的設置。 
  
小技巧:可將其余使用同樣窗體域的單元格全部選中,然后通過復制、粘貼的方法一次性插入。 
(5)在所有下拉型窗體域完成插入之后,單擊“窗體”工具欄上的鎖狀“保護窗體”按鈕(這樣除了含有窗體域的單元格外,表格的其它地方都無法進行修改),在需要錄入同一內容的任一窗體域單元格上單擊鼠標,單擊其右側出現的下拉三角圖標,從彈出下拉列表中選擇需要錄入的內容。全部選擇好后,再次單擊“保護窗體”按鈕解除鎖定。
二、Excel表格實現選擇錄入 
在Excel表格中使用選擇錄入的好處是,可以對數據精確篩選,避免因錄入錯誤造成數據統計不準確的現象發生。具體設置步驟如下: 
(1)首先在Excel中設計好所需要的表格,在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內容,然后選定要使用選擇性輸入的區域。 
(2)單擊“數據→有效性”命令,在彈出的窗口中單擊“設置”選項卡。在“允許”下拉列表中選擇“序列”;在“來源”框中輸入序列來源的單元格絕對地址,或者單擊其右側的隱藏窗體按鈕,用鼠標選定要使用下拉列表中所顯示的內容的單元格區域,再次單擊隱藏窗體按鈕回到“設置”選項卡。最后單擊“確定”按鈕返回(如圖3)。 
  
(3)用鼠標單擊區域中的任一單元格,會在單元格旁邊出現一個下拉箭頭,單擊箭頭,會顯示出所有的設置序列,從中單擊所需的項目即可完成錄入。 
小技巧:對于其它使用下拉列表的單元格,可以采用拖動柄復制的方法來實現。 
現在,有了Word和Excel中實現選擇錄入的方法,工作是不是輕松多了?
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