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動動腦筋 巧妙管理Word文檔

2020/5/28  電子商務網  瀏覽選項:    本文已被瀏覽 1109 次
天長日久,用Word編輯的文件多了,查找和檢索某特定文件還真是一件麻煩事。建個數據庫來管理,或者用記事本隨時記錄一下,也都很費 事。為什么我們不從Word自身去想想辦法呢? 
一、用超級鏈接調出文檔 
比如剛剛輸入了一份課后測試題,文件取名為“第一章。doc”。現在,我們新建一個Word文檔,作為檢索該文件的索引文件,該索引 文件為一個四列表格,各列分別為文件名、文檔名、摘要、備注(請見附圖)。




將表中的文件名“第一章。doc”用鼠標拖選,然后單擊菜單中的“插入→超級鏈接”命令,出現“插入超級鏈接對話框”。在“鏈接到文 件或URL”對話框內輸入要鏈接的真實文件名“第一章。doc”(應保證文件“第一章。doc”存于Word默認的文件夾下,否則應輸入該文件所在 位置的全路徑),[確定]按鈕,鏈接創建成功。 
將上述正在編輯的Word索引文件存名為“目錄。doc”。今后,若我們要編輯修改已存盤的“第一章。doc”文件,只要打開“目錄。 doc”索引文件,單擊鏈接,該文件的內容就會自動顯示出來。事實上,按照上述操作我們可以創建各種文件類型的超級鏈接。 
當然,我們在每次建立了新文件時,都不要忘記到索引文件中去登記喲。 
二、用摘要功能快速顯示 
我們還是以“第一章。doc”文件為例。在編輯狀態下,單擊“文件→屬性”選項,出現該文件的屬性對話框。將標題、主題、作者和 備注項填好,保存后進入資源管理器,選“查看→文件夾選項”,單擊“查看”選項,在“高級設置”下將“鼠標指向文件夾和桌面項時顯示 提示信息”一項打上“√”,然后單擊[確定]按鈕。這樣,當我們將鼠標指針在Word上停留片刻,有關的摘要項目就會出現了。
 發布人:杰米  [ → 我要發表文章 ] 上篇文章:Gmail郵箱有了簡體中文的“臉”
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